Bei einer Präsentation von MEIN CRM erzählte mir ein Vertriebler, dass seine Zentrale die Einführung eines CRM-Systems plane. Schulungen über mehrere Wochen seien bereits vorgesehen. Ihn beschäftigte vor allem eine Frage: Wie viel Zeit würde ihn das neue System im Arbeitsalltag kosten?
Nachdem er MEIN CRM gesehen hatte, fiel seine Rückmeldung so aus:
„Genauso ein CRM brauche ich. Ein Werkzeug, das mir Arbeit abnimmt und mir Zeit für meine Kunden lässt.“
Seine Reaktion bringt auf den Punkt, worauf es vielen Vollblutvertrieblern ankommt. Sie wollen Kunden gewinnen, gute Beziehungen aufbauen und Aufträge abschließen. Ob als Einzelkämpfer, im kleinen Unternehmen oder im Vertrieb eines größeren KMU: Ein CRM muss ihnen dabei spürbar helfen, sonst akzeptiert der Vertriebler das CRM nicht.
Automatische Abläufe schaffen Zeit für Kunden
Ein Kundengespräch ist beendet. Die nächste Anfrage wartet schon. Sie diktieren Ihre Gesprächsnotiz direkt in die Kundenhistorie, senden die gewünschten Informationen per Klick an den Kunden und lassen den nächsten Kundentermin automatisch erfassen. Alles in drei Minuten erledigt. Über den Tag bleibt so mehr Zeit für weitere Kundenkontakte.
Durch die Anbindung von E-Mail, Kalender und Telefonie werden Kundenkontakte automatisch dokumentiert. E-Mails, Telefonate und Termine landen beim passenden Kontakt. Die Verbindung mit Outlook oder Gmail und die Synchronisation mit dem Smartphone halten die Informationen zusammen, die Sie täglich benötigen.
Auch bei der Angebotserstellung zählt jeder Handgriff, der vermieden werden kann. Kundendaten und Informationen zur Verkaufschance werden übernommen, passende Vorlagen stehen bereit. So entsteht mit wenigen Klicks ein Angebot, das Sie anschließend prüfen und versenden können.
Wird ein Angebot verschickt, legt MEIN CRM automatisch einen Nachfasstermin an. Damit ist der nächste Schritt bereits vorbereitet, während Sie sich schon dem nächsten Kunden widmen.
Offene Verkaufschancen brauchen einen nächsten Schritt
Zwischen einer ersten Anfrage und einem Auftrag liegen oft mehrere Gespräche. Ein Kunde wartet auf das Angebot, ein anderer bespricht gerade die Konditionen. Bei einem dritten fehlt nur noch die Rückmeldung des Entscheiders. Da hilft eine Übersicht, die den Stand jeder Verkaufschance sofort erkennbar macht.
Eine visuelle Vertriebspipeline zeigt die Vorgänge als Karten in Spalten, vom ersten Kontakt über das Angebot bis zur Verhandlung. Sie sehen, welche Abschlüsse näher rücken und wo es seit einiger Zeit nicht weitergeht.
Hinweise machen auf den passenden nächsten Schritt aufmerksam. Ein aussichtsreicher Interessent wurde seit drei Tagen nicht kontaktiert? Die Gültigkeit eines Angebots läuft aus? Das CRM erinnert Sie daran, rechtzeitig aktiv zu werden. Zielerreichung, voraussichtlicher Umsatz und erwartete Provisionen helfen Ihnen zusätzlich, Ihre Arbeit zu planen.
Unterwegs muss das CRM genauso helfen
Nach einem Kundentermin sind die Einzelheiten noch frisch. Der Kunde möchte eine andere Ausführung, die Entscheidung fällt erst im nächsten Monat, und vorab benötigt er eine ergänzende Unterlage. Per Spracheingabe diktieren Sie Ihre Gesprächsnotiz direkt nach dem Termin ins Smartphone. Sie wird als Text beim Kunden hinterlegt. Den nächsten Termin oder eine Aufgabe halten Sie gleich dazu fest. Beim späteren Nachfassen wissen Sie noch genau, was vereinbart wurde. Die Anwendung läuft direkt im Browser. So können Sie unterwegs ebenso mit Ihren Kundeninformationen arbeiten wie am Schreibtisch.
Vor dem Anruf steht die Kundenhistorie bereit
Ein Kunde ruft an und bezieht sich auf seine letzte E-Mail. Gleichzeitig ist noch eine Reklamation offen. Wenn Sie jetzt erst das Postfach durchsuchen und bei einem Kollegen nachfragen müssen, wartet der Kunde auf Informationen, die eigentlich längst vorliegen.
Eine zentrale Kundenhistorie führt die bisherigen Gespräche, E-Mails, gekauften Produkte, Reklamationen und offenen Angebote zusammen.
Gerade im Team schafft dieser gemeinsame Informationsstand Verlässlichkeit. Übernimmt eine Kollegin die Vertretung, kann sie an die bisherige Betreuung anknüpfen. Der Kunde muss sein Anliegen nicht noch einmal von vorn erklären.
Aussichtsreiche Anfragen erhalten rechtzeitig Aufmerksamkeit
Nicht jede Anfrage ist gleich weit entwickelt. Manche Interessenten verschaffen sich einen ersten Überblick. Andere haben einen konkreten Bedarf und möchten kurzfristig entscheiden. Wer beides unterscheiden kann, setzt seine Zeit gezielter ein.
Eine Bewertung der Kontakte, das sogenannte Lead Scoring, hilft bei dieser Priorisierung. Sie erkennen, welche Anfragen besondere Aufmerksamkeit verdienen und welche Kontakte zunächst weiterentwickelt werden sollten.
Neue Anfragen werden in Echtzeit angezeigt und dem zuständigen Vertriebsmitarbeiter zugeordnet. So ist klar, wer sich kümmert, und ein Interessent bleibt nicht zwischen Postfach und interner Weiterleitung liegen. Sie können reagieren, solange das Anliegen beim Kunden noch heiß ist.
Ein CRM muss sich im Vertriebsalltag bewähren
Die Sorge des Vertrieblers bei meiner Präsentation war nachvollziehbar. Ein neues System greift in den Tagesablauf ein. Wer Kunden betreut und Umsatzziele erreichen will, möchte früh erkennen, wie ihn die Software dabei unterstützt. Dazu gehört auch eine Bedienung, mit der die täglichen Aufgaben schnell verständlich werden.
Genau daran sollte sich ein CRM für Vertriebler messen lassen: Wie viel Suche fällt weg? Welche Eingaben werden überflüssig? Wie zuverlässig gelingt das Nachfassen? Und wie gut sind die Informationen verfügbar, wenn ein Kunde sie braucht?
MEIN CRM soll sich diesen Platz im Arbeitsalltag durch konkrete Entlastung verdienen. Wenn Kundeninformationen automatisch zusammenkommen, Angebote schneller fertig sind und der nächste Schritt feststeht, bleibt mehr Zeit für das persönliche Gespräch. Dort erfahren Sie, was Ihr Kunde benötigt, klären offene Fragen und bringen den Auftrag voran.
Erleben Sie MEIN CRM mit einem typischen Vorgang aus Ihrem Vertriebsalltag. Prüfen Sie selbst, wie viel Arbeit Ihnen das CRM vom ersten Kontakt bis zum Nachfassen abnimmt.